Работи умно, а не много

Една от последните книги, които прегледах и реших, че е полезно да ви запозная с нея е малка книжка със заглавието „Work Smarter, Not Harder“.

Пиша „книжка“ не с пренебрежение, а защото авторът Тимо Киандер е успял да събере в рамките на 53 страници есенцията на това как да работим по-малко, но трудът ни да има по-високи резултати.

И нека си кажа още отначало – това не са обещания как ще се излежаваш на плажа целидневно и с 2-3 часа работа седмично ще изкарваш милиони. Това са прости стъпки, които да предприемеш, за да знаеш, че има смисъл от това, което правиш. Това са 18 съвета за производителност, които наистина ще променят резултатите.

Тук аз ще споделя пет от тези съвети.

Започнете силно деня си

Много често твърдим, че сме твърде заети, особено когато става въпрос да се грижим за себе си. Изглежда, че животът ни е изпълнен с изискванията на другите хора и за съжаление сме склонни да отлагаме „времето за мен“ за някой ден в бъдещето.

Но знаете ли, че има определена част от деня, която може да ви осигури личното време, от което се нуждаете? Това време е сутрешното време.

Като се научите да ставате по-рано, можете да добавите повече гъвкавост към сутринта си и да се насладите на по-добър старт на деня си.

Моят опит:

Чувствам се чудесно, когато съм станала по-рано и когато стане 9-10 часа сутринта, аз вече съм приключила с основни задачи или съм се поглезила да се размотавам по социалните мрежи. Поглеждам часовника и си казвам – „Страхотно, имам цял ден пред мен“.

Обратното – когато съм станала по-късно и след чая и сутрешното мотане, решавам, че е крайно време да започна със задачите, то вече е станало 11 часа и си казвам – „Денят е по средата си, а аз днес нищо не съм направила все още“.

Важен съвет от книгата:

Когато преминете към по-ранни събуждания, все още има един момент, на който трябва да обърнете внимание: времето, в което си лягате. В противен случай ще направиш същата грешка, която направих аз. Дори и да се събудех рано, не промених съответно времето си за лягане и това ме превърна в лишено от сън „офисно зомби“.

Разберете своя оптимален работен ритъм

Какъв е твоят начин на работа?

Да работиш дълго без да спираш докато не свършиш конкретна задача, да сменяш през определено време задачите, с които се занимаваш,  да правиш почивки на равни интервали…

Да стоиш постоянно на компютъраз без план или без почивка не върши добра работа – оставаш с усещането, че си работил цял ден, но ако направиш ясна равносметка, може да се окаже, че не си свършил нещо съществено.

Има различни техники за разпределение на времето и трябва сами да изпробвате кой е най-добрият начин, но не работете безразборно.

Моят опит:

Ще си призная, че не изпозлвам никоя от описаните от Киандер техники (Pomodoro Technique, 52-17, 90-минутни интервали), както и нямам някакво специално разпределение на времето. Вероятно е време да помисля и да експериментирам.

Това, което ми помага, е…пушенето. Когато усетя, чепрекалено се напрягам или че уж правя нещо, но всъщност ефективността ми е намаляла, излизам на терасата и пуша. Не е никак здравословно, но през тези 5 минути мозъкът ми се откъсва от напрежението и понякога точно тогава ми идват най-добрите идеи.

Дръжте разсейването на разстояние

Май този съвет няма нужда от обяснение, но пък изпълнението му е доста трудно. Фейсбук и подобни сайтове могат да бъдат хипнотизиращи. Уж решаваш да малко да отпуснеш и след половин или дори един час се усещаш, че продължаваш да скролваш повече, отколкото реално да прочетеш нещо. Или пък четеш вскякаи „жълтини“.

Моят опит:

Използвам приложение на Chrome, с което при отварянето на Фейсбук постовете са скрити. Устоявам на изкушението да кликна на бутона, с който да отворя фийда и директно отварям фийда на групите, в които съм. А тях съм поразчистила така, че да има по-малко глупости.

Не кликвам на „звънчето“, за да видя кой ме е тагнал, кой къде е писал и разни подобни. Игнорирам го. А в някои дни дори въобще не влизам във Фейсбук.

Никога не започвайте деня си непланирано

Това също е нещо, с което все още не се справям добре. Когато се опитам да го направя, пък изпадам в другата крайност – прекалено планиране. И от планиране и мислене дали правилно планирам и не пропускам нещо, накрая не остава време реално да се направят   нещата.

Важен съвет от книгата:

Направете списъка си затворен. Това означава да не добавяте нови задачи към списъка си, дори ако нещо ново се появи в средата на деня. За да маркирате списъка като затворен, всичко, което е необходимо, е да нарисувате плътна линия под последния елемент от вашия списък със задачи.

Ако постоянно добавяте нови задачи, в края на деня вероятно няма да сте ги свършили и ще се чувствате нудовлетворен.

Обработвайте електронната си поща ефективно

Факт е, че електронната поща определено може да ви изсмуче времето. Ако продължавате да проверявате имейлите веднага щом пристигнат във входящата ви кутия, работният ви ден става разпръснат и способността ви да се съсредоточите върху важните си задачи отслабва.

Ето какво съветва Киандер:

• Определете времето за проверка на вашата електронна поща. Например, това може да бъде 2-3 пъти на ден, всеки по 30 минути. Ако е възможно, опитайте се да избягвате да проверявате имейла си първо сутрин, тъй като е много вероятно бързо да се отклоните от плана. С други думи, в крайна сметка можете да работите върху задачи, напълно различни от това, което първоначално сте възнамерявали.

• Отваряйте своя имейл клиент само когато проверявате имейла си. В противен случай, дръжте го затворен.

• Изключете автоматичните известия във вашия имейл клиент.

Моят опит:

Аз действам по друг начин. Първото нещо, което правя сутрин, е да разчистя пощата си. Отговарям на имейли, включвам задачи в списъка си за деня, изтривам излишните, а обработените премествам в съответната подпапка.

Може да се каже, че по-скоро прилагам Inbox Zero подхода. След като съм го направила, затварям пощенския ми клиент и го отварям към обяд, когато отново разчиствам, като махам излишното, отговарям, ако е нещо бързо или маркирам за работа за следващия ден.

След като си инсталирах Windows 10 и Office 2016, постоянно ми изкачаха нотификации при нов имейл. Това, освен че ми нарушаваше ритъма на работа, също и ме изкушаваше да погледна какво пише в получения имейл. Бързо се справих, като изключих този вид нотификация.